El organizador del evento o el encargado de prensa anunciará a los encargados del registro o de la seguridad que vendrán los fotógrafos de sociales de los medios para que permitan su fácil acceso pues parece que hay ocasiones en las que entran más fácil los “lagartos” que ellos.
Una vez en el lugar donde se desarrolle el acto, el encargado hará lo posible por atenderlos de inmediato a fin de que procedan a hacer su trabajo, considerando que son varios los compromisos que deben cumplir y cualquier retraso les significará contratiempos. Acto seguido, brindará el apoyo necesario con la organización del grupo de personas que saldrá en la foto según el interés que se tenga sin dejar esta labor al fotógrafo. Evitará, eso sí, que el grupo objetivo de la foto quede con más de cinco personas y que una misma persona aparezca en dos fotos; a ellos les queda un tanto difícil decirle a uno de los invitados que se salga del grupo porque ya quedó registrado en otro.
En cuanto a las personas fotografiadas, evitarán hacer “control de calidad” diciéndole al fotógrafo que les deje ver las fotos para saber cómo quedaron, y peor aún, decirle que repita la fotografía o que mejor la una que la otra; pues él no decide sino el editor del medio; no pedirán que les mande las fotos al correo, ni solicitarán que se les avise cuando las fotos salgan publicadas, ni pedirán que les tome fotos con su celular (él no es empleado de los invitados), ni reclamarán días después porque se dieron cuenta de que las fotos aparecieron publicadas y no les avisaron. ¡Ah! y en el momento de la foto, las señoras no pedirán al reportero gráfico que les sostengan las carteras.