Hallazgo

Hace varios años, una empresa de publicidad y logística me contrató para encargarme del protocolo de la inauguración de un edificio. El evento era en la calle, frente a la obra, y asistían el presidente de la república y su esposa.

En las reuniones previas nos sentamos la empresa dueña del edificio, la agencia de logística, el representante del presidente de la república y yo. Presenté el programa de protocolo que tenía preparado, sin pedir permiso ni aprobación a nadie, porque ese era el trabajo para el que me habían contratado. Entre otros, Incluía tres puntos:

• La develación de una placa conmemorativa.

• La firma en el libro de honor, que se abre con la firma del presidente. Un presidente no se tiene todos los días.

• La foto de familia al final del evento.

Expliqué por qué importaba cada uno. Mi sorpresa fue enorme cuando el representante del presidente respondió: “Yo viajo con el presidente a muchos lugares del país y nada de eso se hace.”

Ahí terminó la discusión. El presidente de la junta de la empresa no quiso contradecir al “experto”, y la placa se descartó. Yo ya tenía el permiso del arquitecto, la ubicación y el material definidos. Nada de eso sirvió.

Días después, llegó el grupo de avanzada de la presidencia, con sus equipos de protocolo y seguridad. Volví a explicar los tres puntos. Solo aprobaron el libro de honor.

Terminado el evento, un miembro de la Casa Militar me dijo: “Lo que usted quiere de la foto, organice a la gente.”

Tuvimos que hacer magia para reunir, en pocos minutos, a las personas que debían estar junto al presidente. Por fortuna las escalinatas de ingreso al edificio se prestaron para una buena foto. Con la placa no hubo remedio: lo que no se prepara con anticipación no se puede improvisar el día del acto.

Criterio

Un programa de protocolo no se somete a votación en una reunión. Lo diseña quien conoce el tema, lo presenta y se ejecuta. Aquí alguien que no tenía a su cargo el protocolo del evento lo cuestionó con una seguridad que nadie se atrevió a discutir, y esa seguridad pesó más que el trabajo preparado.

Una inauguración deja constancia de que un edificio se abrió, quién lo abrió y cuándo. La placa, el libro de honor y la foto son esa constancia. Un edificio sin placa queda sin memoria oficial de su inauguración. La foto de familia es el registro de quiénes estuvieron y en qué lugar. El libro de honor queda como documento.

También influyen las jerarquías. En muchas reuniones nadie se atreve a contradecir a quien llega con el cargo de más peso, y el protocolo que se había preparado cede ante una opinión dicha con seguridad.

Dictamen

Quien contrata protocolo debe permitir que se ejecute lo que el especialista planeó. Muchos creen saber de protocolo, dan razones absurdas y dañan lo que estaba preparado con tiempo y criterio. La seguridad con que se afirma algo no lo vuelve cierto.

Las decisiones de protocolo se toman antes del evento, con quien sabe del tema. El día del acto ya no hay tiempo de rectificar.

Sin protocolo, hay caos.
Gestión Protocolaria Estratégica