Hallazgo
Una empresa de producción de eventos me contrató para encargarme del protocolo de la celebración de su aniversario de creación. Asistían empresarios de toda la región y venía el presidente de la república.
Como es costumbre, días antes presentamos a la Avanzada de protocolo de la presidencia el programa completo. En esa reunión salieron dos temas.
El primero fue la bandera. Iban a poner la bandera de guerra. Les expliqué que la bandera que corresponde al presidente no es la de guerra, sino la bandera de Colombia con el escudo. No lo aprobaron. El segundo fue la foto oficial, la que en España llaman foto de familia y que siempre incluyo al final del programa. Tampoco la aprobaron.
Con ambos temas pendientes, ya habíamos mandado a hacer la bandera correcta.
El día del evento, horas antes, vi que habían traído la bandera de guerra de la Tercera Brigada. Insistí en que era un error.
Cerca de quien se oponía estaba otro militar, que dijo: “Ella tiene razón. Esa es la bandera de guerra y no la del presidente». El militar encargado de la interlocución me dijo: “Ponga pues su bandera.”
Cambiamos la bandera y quedó la que correspondía.
Durante el desarrollo del evento, me senté en la parte de atrás del auditorio, pues al fin y al cabo ya estaba todo listo.
Antes de terminar el evento sonó mi celular. Era un militar de Avanzada de Casa Militar que me pidió ir a la parte de adelante del auditorio para que organizara a la gente para la foto. (Seguro, a última hora, vieron la importancia).
Menos mal que con el productor de evento, dejamos lista la tarima de fotografía por si acaso…
Reunimos rápidamente a quienes debían aparecer junto al presidente, y quedó el recuerdo de una celebración que lo merecía.
Criterio
Un acto de protocolo se vive unas horas y se recuerda durante años. Lo que lo prolonga es la imagen, y la bandera que aparece en la foto y la foto misma son parte de ese registro. Quien es contratado para el protocolo tiene que pensar en la historia, en el recuerdo y en el hecho que va a quedar, mucho más allá de la agenda del día.
A los encargados de protocolo de las instituciones les cuesta ver esto. Su trabajo está en cumplir el procedimiento de la visita, la seguridad y los tiempos. Lo que no es usual les parece sobrante, y lo que ya “se hace así” les parece correcto.
Que algo no se haga habitualmente no prueba que no haga falta. Y que algo se haga siempre de una manera tampoco prueba que sea la correcta. La bandera de guerra en el escenario de un presidente es un ejemplo.
Aquí también quedó claro que tener la razón no basta. Hubo que insistir horas antes del evento, y fue otro militar quien confirmó lo que yo decía. La bandera correcta estaba lista porque la mandamos a hacer sin esperar la aprobación.
Dictamen
Aunque un punto del programa no se apruebe, el especialista debe dejarlo resuelto en la logística. La bandera correcta, dos niveles, una moqueta y un productor que entienda para qué sirven cuestan poco antes del evento y valen mucho cuando se piden.
Quien hace el protocolo de un acto trascendental responde por lo que el acto deja, no solo por lo que ocurre en la sala.
Un buen protocolo incluye el plan B.
Sin protocolo, hay caos.
Gestión Protocolaria Estratégica
Imagen ilustrada con IA